DNEVNA RUTINA

Detaljno razgovarajte o tome kako izgleda vaš dan od trenutka kada kročite u svoj ured do vremena kada ga napustite te koliko slobodnog vremena u danu imate za sebe.

RADNO VRIJEME

Razgovarajte o vremenu u danu kada najaktivnije radite, ali naglasite i mogućnost potrebe za pomoći i van tog vremena.

POTREBE I OČEKIVANJA VAŠIH KLIJENATA

Razgovarajte sa svojim asistentom o tome što vaši klijenti očekuju od vas i vašeg poslovanja i saznajte koliko vremena bi trebalo vašem asistentu da odgovori na zahtjeve i upite klijenata.

KAKO NAJBOLJE RADITE

Razgovarajte sa svojim asistentom o tome što vaši klijenti očekuju od vas i vašeg poslovanja i saznajte koliko vremena bi trebalo vašem asistentu da odgovori na zahtjeve i upite klijenata.

TAKOĐER NAGLASITE

– Više volite pisanu ili usmenu komunikaciju?
– Želite li više slati zadatke svom VA ili da vaš VA traži zadatke?
– Želite li da vam vaš VA pomogne sastavljati zadatke svaki dan?

VAŠ VA JE TU DA VAM POMOGNE

Komunicirajte što više!

POČNITE DELEGIRATI ZADATKE DANAS

Što više sati predate asistentu, više vremena dobivate natrag u svom danu. Ako vam za prosječan zadatak treba 30 minuta i možete predati tri zadatka svom VA, upravo ste dodali 1,5 sat unatrag u svom danu

• Vašem asistentu već pri prvom sastanku naglasite svoje dugoročne i kratkoročne ciljeve.
• Naoružan novim zadacima i znanjem o vašim klijentima i poslovnim planovima on će pronaći rješenje da uskladi cjelokupno poslovanjem sa vašom vizijom.
• Dopustite asistentu da osigura da se zadatak obavi u roku ili da potraži učinkovitije načine za obavljanja određenih zadataka.

• Kada započnete suradnju sa svojim asistentom, razgovarati ćete o zadacima koje želite da on izvrši. Obavezno naglasite koja su vaša očekivanja, posebni procesi, rokovi, korišteni računi, itd. Važno je identificiranje zadataka po prioritetu jer će to pomoći vašem asistentu da najbolje iskoristi vrijeme.
• Vještine vašeg asistenta se protežu od upravljanja bazom podataka, knjigovodstva, grafičkog dizajna pa sve do upravljanja e-poštom/kalendarom, društvenim mrežama…. Nakon razgovora o vašem tipičnom danu pitajte svog asistenta kako bi vam njegovo iskustvo ili skup vještina pomoglo u vašem radu.

• Zadatak poduzetnika je svom virtualnom asistentu dati jasne upute o obavljanju zadataka.
• Budite što je moguće jasniji s uputama za zadatak i vašim očekivanjima kako biste bili sigurni da ste se vi i vaš asistent dobro razumjeli.

• Kako volite komunicirati? Koje doba dana bi vam najviše odgovaralo za komunikaciju? Da li vam više odgovara komunikacija putem e-pošte, videokonferencija, telefona ili drugih aplikacija.
• Vaš asistent će zabilježiti sve telefonske brojeve, adrese e-pošte, videokonferencijske linije i druge račune potrebne za komunikaciju s vama. Ako postoji neka metoda za koju mislite da je učinkovitija navedite i to.

• Priopćite svoje želje u vezi alata, kalendara i rasporeda, organizacije e-pošte i dokumenata, delegiranja zadataka i projekata itd.
• Ako imate postupak ili preferencije koje niste prethodno spomenuli, obavijestite svog asistenta o tome. Što više informacija ima, to će rezultat biti uspješniji. Također možete zatražiti vašeg asistenta da dokumentira postavke i proces nekog zadatka kako biste ih imali spremne za buduću upotrebu.

• Imati povjerenje u svog asistenta je vrlo važno za dugoročno i uspješno partnerstvo.
• Vježbajte strpljenje! Zapamtite, ovaj je odnos nov i povjerenje će se graditi s vremenom kako se budete upoznavali sa vašim asistentom. Potrebno je vrijeme da se uđe u tok stvari (prosječno razdoblje prilagodbe je oko 3 mjeseca).